Georg Hubner Videocommunicatie

Kwaliteit in een beeldcultuur

Door Georg Hubner - Sigma, nummer 4, augustus 2010 - Bekijk in originele opmaak (PDF)

De kern van de vidialoog is dat medewerkers zelf opnames maken met een eenvoudige videocamera. Door dit te doen maken zij zichtbaar wat voor hen belangrijk is. Dat kan een werkwijze of omgeving zijn, of een persoon of object. Het kunnen verhalen zijn over successen of juist over probleemsituaties. De beelden, eventueel aangevuld met commentaar van degene die filmt, zijn een weerspiegeling van de organisatie en dienen als reflectief medium.

(Technologische) voorwaarden

Technologische ontwikkelingen maken vidialoog voor elke organisatie toegankelijk. De nieuwste camera's zijn klein, betaalbaar en zeer eenvoudig te bedienen. Er zijn pocket videocamera's te koop die zo groot zijn als een mobiele telefoon, met een simpele USB-aansluiting waarmee het materiaal direct op de computer kan worden gezet. De 'Flip' uit de VS bijvoorbeeld is een populaire variant hiervan. De bestanden zijn gecomprimeerd en goed te uploaden naar een website. De kwaliteit van het beeld en geluid is prima voor internet-en beamerpresentaties. Met de ontwikkeling van Web 2.0 zijn door iedereen YouTube-achtige websites te bouwen, waar video's bekeken en becommentarieerd kunnen worden. Kortom: technische belemmeringen om deze methode in te zetten zijn er eigenlijk niet.

Voor het maken van een registratie hoef je geen ervaren cameraman te zijn. Er zijn wel een paar compositieregels en cameratechnieken die de kwaliteit van de video verbeteren, maar over het algemeen is het materiaal goed bruikbaar. Werken met video is echter niet voor iedereen weggelegd. Sommigen hebben er meer affiniteit mee dan anderen, net als met computers. Laat medewerkers kennismaken met het medium, maar dwing ze niet iets te gebruiken wat ze niet willen. Wees blij met die medewerkers die er lol in hebben en er serieus mee aan de slag willen. Investeer in hen. En: soms ontstaat iets moois waar je het zelf nooit had verwacht...

Werken met videotechnologie vraagt een meewerkende houding van systeembeheerders. Het uitwisselen van beelden via een intranet brengt meestal een aantal aanpassingen op het bestaande computersysteem met zich mee. In sommige organisaties kunnen dit soort aanpassingen maanden op zich laten wachten, terwijl medewerkers net een training achter de rug hebben. Dat komt het momentum niet ten goede.

En ja, er moet worden geïnvesteerd in apparatuur. Je kunt makkelijk duizenden euro's investeren in camera's, opslag, beamer, laptop, software, speakers, intranet, kabels, batterijen, opladers. Maar je kunt ook beginnen met slechts een pocketcamera van rond de honderd euro, die je aan een enthousiaste medewerker geeft. Als het aanslaat en z'n vruchten afwerpt, kun je de ontwikkeling waar nodig verder faciliteren. Stapsgewijs en laagdrempelig.

Communiceren met beelden

Vidialoog past bij de trend dat we steeds meer met beelden communiceren. Deze methode wordt gebruikt in verbeterprocessen en leersituaties. Het heeft een hoge impact op de deelnemers en geeft een versnelling en verdieping insituaties waar de traditionele verbetermethoden stagneren. Het is speciaal geschikt voor organisaties die bezig zijn met klantgericht werken, het verbeteren van werkprocessen, ontbureaucratiseren en leren van elkaars ervaringen. Video werkt anders dan de traditionele verbetermethoden. Meestal praat je over situaties zonder ze te zien of mee te maken. Je gaat er van uit dat de ander dezelfde beelden en ervaringen heeft als jij. Ook wordt vaak veel tijd besteed aan het produceren van analyses, plannen en rapportages op papier. Maar hierin gaat veel belangrijke informatie verloren.

Andere effecten dan tekst

Video heeft andere kwaliteiten dan tekst. Bij lezen en schrijven trek je je als lezer en schrijver terug in jezelf en heb je tijd om je gedachten te ordenen. Je kunt abstracties en modellen bedenken die in de werkelijkheid niet te 'zien' zijn. Bij een videoregistratie krijg je als kijker een impressie van de werkelijkheid. Tijd om na te denken heb je niet, want de volgende beelden komen al op je af. Lang naar een abstract, inhoudelijk verhaal kijken is lastig. Er is weinig dynamiek en de aandacht verslapt snel. De kwaliteit van het medium video zit in wat je laat zien, in de emoties en de associaties die dat oproept, minder in wat iemand inhoudelijk vertelt.

Succesverhalen komen tot leven

Over het algemeen vinden mensen het leuk om een video maken. Het geeft energie. Je bent in beweging en gericht op de omgeving en de mensen die je opneemt. Video wekt tevens nieuwsgierigheid naar elkaars werelden. Leerlingen bijvoorbeeld, lezen niet of nauwelijks elkaars tekstverslagen, maar bij een videovertoning staan ze te popelen om elkaars opnames te bekijken en houden de aandacht er goed bij als ze hun video's delen. Er ontstaan verbindingen die met tekst niet tot stand komen.

Maar voor de camera gebeurt er ook iets. Degene die wordt opgenomen, kan zijn of haar verhaal kwijt. Je vertelt of laat zien wat je in de organisatie meemaakt, waar je blij van wordt of juist boos. Bij video krijgen ook emoties en betrokkenheid de aandacht, iets waar een kwaliteitshandboek geen raad mee weet.

Vidialoog: ruimte voor reflectie

Vidialoog past in de checkfase van de PDCA-cyclus. Het is nadrukkelijk een verbeterinstrument en het krachtigst op individueel niveau. Soms is het zien van een filmpje een ervaring op zich die gedrag verandert. Je ziet iets bij jezelf of bij anderen en herkent ineens wat er gebeurt. Die soms pijnlijke herkenning is een stimulans om het de volgende keer anders te doen. Of mensen zien voor het eerst een andere werkwijze die hen inspireert. Tijdens de inwerkperiode van een nieuwe medewerker in de detailhandel worden videobeelden besproken die op de werkplek zijn gemaakt. In de opnamen is te zien hoe de medewerker zijn of haar werk doet. Als hij zichzelf terugziet, heeft hij al meteen in de gaten wat hij verkeerd doet. Het medium schept een afstand die helpt om jezelf op een andere manier te beoordelen.

Soms is het bekijken alleen niet krachtig genoeg en heb je anderen nodig die je ergens op wijzen. Een plenaire sessie kan dan helpen betekenis te geven aan de beelden. Hoe kan ik anders naar de beelden kijken dan ik al doe? Of: wat kan ik ermee? Meestal wordt vooraf een theoretisch kader behandeld om verdieping in het gesprek aan te brengen. Voor dit soort reflectie is tijd nodig en een leeromgeving waarin dat kan. Zo'n georganiseerde sessie is een vidialoog. Onder begeleiding ga je met elkaar in gesprek over video's die je zelf hebt gemaakt.

Cameratechniek

Door cameratechniek en montage kun je beelden manipuleren. Hoe meer je manipuleert, bijvoorbeeld door fragmenten weg te laten of visuele effecten toe te voegen, hoe minder sprake is van een natuurgetrouwe weergave. Je laat dan context weg die wel aanwezig was in de werkelijke situatie. Voor het gebruik van video bij het reflecteren op situaties is het van belang hier rekening mee te houden: zitje te kijken naar een eigen interpretatie van de maker of hebben de beelden genoeg context om waardevolle waarnemingen te doen? De ervaring leert dat voor reflectieve doeleinden zuivere registraties de grootste waarde hebben. Montage is dan niet eens nodig. Cameratechniek en montage zijn juist wel belangrijk om een imago te scheppen en de aandacht van de kijker vast te houden. Voor promotiemateriaal, zoals een bedrijfspresentatie, zijn de amateurbeelden van medewerkers vaak minder goed bruikbaar. Het inzetten van een professioneel productiebedrijf is dan over het algemeen passender.

Omslagpunt

Veranderen van gewoonten is lastig. We zijn jarenlang getraind om op een bepaalde manier naar organisaties te kijken en ons daarin te bewegen. We doen zoals we doen, omdat we dat zo hebben geleerd en eraan gewend zijn geraakt. We maken een protocol en lezen een rapport, we sturen een e-mail en lezen een nieuwsbrief. Maar de wereld om ons heen verandert en video is inmiddels niet meer weg te denken uit onze samenleving. De nieuwste mobiele telefoons hebben montagesoftware en binnenkort komen er pocket videocamera's uit met wifi, zodat clips direct kunnen worden verzonden.

Het is een spannende tijd waarin het oude met het nieuwe wordt geconfronteerd. Wie goed kijkt, ziet dat het verschil tussen de 'binnenkant' van organisaties enerzijds en de samenleving anderzijds te groot is: de binnenkant is verouderd en dat gaat kraken met de buitenwereld die niet stopt met veranderen. Het is in het oude stelsel niet makkelijk om de bekende manier van organiseren te relativeren en video in te passen: deinfrastructuur is er niet op aangepast, mensen zijn sceptisch, zien er de betekenis niet van in en weten niet hoe ze het kunnen toepassen.

We zitten midden in het omslagpunt. Veel mensen willen wel, maar weten niet hoe. Het zal nog wel even duren voordat video in organisaties gemeengoed is. Tot die tijd zijn het de early adopters - zoals het HagaZiekenhuis - die het aandurven het medium in de organisatie te gebruiken. Zij ervaren dat deze nieuwe manier van werken iets brengt dat er eerder niet was: inzicht, dynamiek en verbinding.